PCO
SAP
Description L’adjoint administratif agit comme personne-ressource clé auprès des membres de l’équipe TI. Il contribue à l’efficience de la direction grâce à ses compétences et son professionnalisme. Relevant du Directeur exécutif TI, il agit en véritable bras droit, il connaît tous les dossiers, et s’assure que les besoins administratifs TI de l’équipe sont comblés. Il accompagne le directeur ainsi que les membres de son équipe dans la mise en place de plusieurs projets. Il agira également en étroite collaboration avec l’adjoint du directeur général.


À QUOI RESSEMBLENT VOS JOURNÉES DE TRAVAIL ?

Chaque journée a sa couleur, mais voici un sommaire des principales actions que vous devrez réaliser dans l’exercice de vos fonctions :

• Supporter le directeur exécutif TI dans les tâches administratives telles que la gestion des courriels, des appels, de l’agenda et de l’organisation des réunions;

• Répondre, acheminer et faire le suivi des appels téléphoniques, des courriels et des messages du directeur exécutif;

• Rédiger et assurer le contrôle de la qualité (mise en page, orthographe et rédaction) des lettres, des documents et des présentations ;

• Collaborer avec l’adjoint exécutif du directeur général pour toute question et demande TI ;

• Organiser les rencontres ou réunions de l’équipe et participer à la préparation des dossiers pour le conseil d’administration et ses comités ou tout autre comité ;

• Préparer le matériel des présentations et proposer des pistes d’amélioration tant dans la mise en page que dans la compréhension générale des documents ;

• Gérer les urgences et les imprévus rencontrés par le gestionnaire et les membres de l’équipe ;

• Effectuer le suivi budgétaire des initiatives projets et exploitation du département et produire les tableaux de bord requis par la direction de l’Autorité et les divers comités ;

• Saisir et suivre les ordres interne dans SAP, paiement des factures, gestion de la carte de crédit corporative TI et gérer les demandes administratives du département ;

• Assurer le suivi de l’inventaire des actifs technologiques de l’Autorité ;

• Effectuer les suivis des billets techniques auprès du prestataire de services ;

• Intervenir et faire le suivi avec les différents fournisseurs, intervenants et parties prenantes de l’organisation ;

• Effectuer des tâches administratives courantes telles que : faire le compte de dépense du directeur exécutif, faire la reproduction de documents, commander et réceptionner des fournitures informatiques et coordonner les activités spéciales.


EXPÉRIENCE :

• Minimum de 5 années d’expérience pertinente en technologie de l’information ;

• L’expérience au sein d’une organisation du secteur public constitue un atout.



COMPÉTENCES ET APTITUDES :

• Démontrer une aisance pour le domaine TI et les outils technologiques ;

• Posséder une capacité d’adaptation et se montrer flexible ;

• Démontrer de fortes aptitudes pour la collaboration et pour le travail d’équipe ;

• Entretenir de bonnes relations interpersonnelles et faire preuve de distinction dans ses communications ;

• Faire preuve d’autonomie, d’initiative, de jugement et de professionnalisme ;

• Démontrer une excellente maîtrise à gérer plusieurs dossiers à la fois et à établir des priorités ;

• Détenir une excellente capacité de rédaction et une connaissance approfondie du français ;

• Posséder une connaissance très approfondie de la suite Microsoft Office, plus précisément, Word, Outlook, Excel et PowerPoint ;

• Maîtriser l’anglais parlé et écrit est un atout ;

• Détenir une connaissance de SAP constitue un atout.


SCOLARITÉ :

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans un domaine connexe.




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Job ID 3732
Location Montréal
Status Permanent